Aftaler og data for foreninger

Foreningen bestemmer over oplysningerne om sine medlemmer og beboere og er derfor dataansvarlig. Vi passer på oplysningerne for foreningen som databehandler. Den enkelte beboer bestemmer selv, om naboerne kan se vedkommendes navn.

Databehandleraftale for foreninger

MellemForeningen og Platformhuset ApS

HvornårNår foreningen skriver under, før der lægges data ind

Vilkår for foreninger

MellemForeningen og Platformhuset ApS

HvornårNår foreningen skriver under

Privatlivsinformation til beboerne

MellemForeningen og den enkelte beboer

HvornårI invitationsmailen og på første side af invitationen

Samtykke til nabolisten

MellemDen enkelte beboer

HvornårFrivilligt og kan trækkes tilbage

Husregler for portalen

MellemBeboeren og foreningen

HvornårNår beboeren opretter login

AI: Kort fortalt og Spørg arkivet

MellemBestyrelsen på foreningens vegne

HvornårFrivilligt. Slået fra, indtil bestyrelsen slår det til

Vejledende afstemninger

MellemBestyrelsen og beboerne

HvornårFør første afstemning i portalen. Bindende beslutninger træffes på generalforsamlingen

Fortrolighed i bestyrelsen

MellemBestyrelsesmedlemmerne

HvornårFørste gang et medlem åbner bestyrelsesrummet

Adgang for rådgivere

MellemForeningen og rådgiveren

HvornårNår bestyrelsen inviterer en rådgiver

Aftalen bygger på Datatilsynets standardkontraktsbestemmelser, ligesom den aftale, udlejere accepterer i dag. Bestemmelserne er de samme, men parterne, beskrivelsen af tjenesten og kontaktpersonen er tilpasset en forening, og bilag A, B og C skrives til foreninger. Varsler om nye underdatabehandlere går til foreningens mail og hele bestyrelsen. Det vigtigste, der er anderledes:

Dataansvarlig

Udlejere i dagUdlejeren, der har oprettet kontoen.

ForeningerForeningen med navn og CVR. De bestyrelsesmedlemmer, der kan tegne foreningen, skriver under, og underskriften gemmes med navn, rolle, tidspunkt og aftalens version.

Registrerede

Udlejere i dagLejere.

ForeningerAndelshavere og ejere, medbeboere, fremlejetagere, lejere hos ejere, bestyrelsesmedlemmer, personer på ventelisten og kontaktpersoner hos håndværkere.

Oplysninger

Udlejere i dagLejekontrakt, login, invitationer og sager.

ForeningerKontaktoplysninger, bolig og rolle, login, opslag, kommentarer og billeder, fejlmeldinger med fotos, tilmeldinger, bookinger, stemmer og foreningens dokumentarkiv. I andelsforeninger også venteliste og salg af andele.

AI

Udlejere i dagKun aflæsning af en kvittering, når udlejeren selv klikker.

ForeningerKort fortalt, Spørg arkivet, læsbare titler ved flytning af arkivet og udkast til dagsorden, hvis bestyrelsen slår AI til.

Ophør

Udlejere i dagAlt slettes 90 dage efter ophør.

ForeningerDet samme. I ejer jeres data. Stopper I, udleverer vi hele arkivet som zip-fil og beboerlisten som regneark.

Platformhuset ApS er databehandler for foreningen for portalen. Rådgivere og partnere, som bestyrelsen inviterer, er selvstændigt dataansvarlige for det, de selv gør med oplysningerne. Platformhuset ApS er selvstændigt dataansvarlig for partnerens og håndværkerens egen konto og profil.

Dokumenter og fritekst kan rumme følsomme oplysninger, fx en restance i et referat eller en helbredsoplysning i en ansøgning. Platformen har intet felt til personnumre, men et personnummer kan stå i et uploadet dokument, fx en overdragelsesaftale. Det er foreningens ansvar at have et grundlag for at gemme det.

• Kunden er foreningen, ikke det enkelte bestyrelsesmedlem. Aftalen indgås af de bestyrelsesmedlemmer, der kan tegne foreningen efter vedtægterne, eller af et bestyrelsesmedlem med deres skriftlige fuldmagt. Et andet bestyrelsesmedlem bekræfter aftalerne, før der kan inviteres beboere.
• Prisen er 12 kr. pr. bolig om måneden inkl. moms. Foreningen betaler for mindst 12 og højst 100 boliger, dvs. mellem 144 og 1.200 kr. om måneden inkl. moms. Foreninger med højst 6 boliger betaler ikke.
• En bolig er en selvstændig beboelsesenhed i BBR. Erhverv, depotrum og garager tæller ikke som boliger.
• Kun bestyrelsen kan vælges af foreninger med over 20 boliger. Det koster 240 kr. om måneden inkl. moms, uanset antal boliger, og giver ikke adgang for beboerne. Skifter I fra Kun bestyrelsen til hele foreningen, trækker vi den ubrugte del af det, I har betalt, fra.
• Kort fortalt er med i prisen. Spørg arkivet koster 49 kr. om måneden inkl. moms for foreninger med op til 50 boliger og 99 kr. om måneden inkl. moms for større foreninger. Med Kun bestyrelsen koster det altid 49 kr. om måneden inkl. moms. Begge dele kræver, at AI er slået til.
• Månedlig betaling kan opsiges til udgangen af en måned. Årlig betaling svarer til 10 måneder og betales forud for 12 måneder, og vi skriver mindst 30 dage før fornyelsen. Når der er gået 5 måneder, kan foreningen også opsige årlig betaling med 1 måneds varsel til udgangen af en måned og får den ubrugte del af årsbetalingen tilbage.
• Antallet af boliger er det antal, der er oprettet i portalen, når vi fakturerer. Ændrer det sig, følger prisen med ved næste betaling, ved årlig betaling først ved fornyelsen.
• Betaling sker med faktura til foreningen, med CVR-nummer, hvis foreningen har et. Den kan betales med bankoverførsel eller kort.
• Prisen står fast i 24 måneder fra foreningens start. Derefter ændres den højst én gang om året med mindst 6 måneders varsel, og foreningen kan sige op, før den nye pris gælder. Ændrer vi vilkårene til ugunst for foreningen i en forudbetalt periode, betaler vi den ubrugte del tilbage.
• Vi flytter ikke en funktion, der er med i foreningens abonnement, over i et tilvalg. Hvilke funktioner der er med, står i abonnementsoversigten den dag, foreningen starter.
• Foreninger, der starter i portalen senest 30. juni 2027, betaler først fra måneden efter deres næste ordinære generalforsamling, dog tidligst efter 90 dage og højst 9 måneder gratis. Efter den gratis periode fortsætter abonnementet, indtil foreningen opsiger det. Vi sender en påmindelse 30 dage før første betaling. Der trækkes ikke noget automatisk. I får en faktura.
• Pilotforeningerne følger samme regel og får gratis hjælp til at flytte arkivet. En pilotforening nævnes kun som reference med foreningens skriftlige samtykke.
• Foreningen er ansvarlig for det, bestyrelsen og beboerne lægger i portalen. Alle kan anmelde indhold, de mener er ulovligt, til os på mail. Vi bekræfter anmeldelsen, vurderer den hurtigst muligt og fjerner indhold, der er ulovligt. Den, der har lagt det op, får besked med en begrundelse.
• I ejer jeres data. Stopper I, udleverer vi hele arkivet som zip-fil og beboerlisten som regneark.
• Ejer- og andelsforeninger har som udgangspunkt samme rettigheder som forbrugere. Skriver I under på afstand, fx på mail eller digitalt, eller på et møde hos jer, har I 14 dages fortrydelsesret.

Vilkårene for udlejere gælder ikke for foreninger. Vilkårene for foreninger bliver et selvstændigt dokument, som I får, før I skriver under.

Når en beboer får en invitation, skal foreningen fortælle, hvordan oplysningerne bliver brugt. Portalen viser en kort udgave i invitationen og den fulde tekst her. Teksten er en skabelon, som bestyrelsen kan rette, så den passer til foreningens vedtægter.

• Nabolisten viser navn, opgang og etage, og kun for beboere, der har sagt ja. Telefon og mail vises aldrig for naboerne.
• Samtykket gives i invitationen eller under Mine oplysninger. Det er slået fra, indtil beboeren selv slår det til.
• Det kan trækkes tilbage med ét klik, og så forsvinder navnet fra listen med det samme.
• Samtykket er adskilt fra husreglerne. Man kan få login uden at stå på listen.
• Bestyrelsen ser altid kontaktoplysningerne, fordi de er nødvendige for at drive foreningen.

• Loginet er personligt. En husstand kan have flere logins, ét til hver voksen.
• Skriv, som du ville tale til en nabo. Bestyrelsen kan skjule opslag og kommentarer, der går efter enkeltpersoner.
• Del kun billeder af andre, hvis de har sagt ja.
• Opslag til alle må ikke være reklame for egne firmaer, medmindre foreningen tillader det.
• Det, du skriver i en fejlmelding, kan ses af bestyrelsen og af den håndværker, der får sagen.

• AI i portalen har to dele. Kort fortalt giver nye dokumenter og lange opslag en læsbar titel og et kort resumé, også når arkivet flyttes ind. Spørg arkivet svarer ud fra foreningens egne papirer og viser kilden. Med AI slået til kan bestyrelsen også få et udkast til dagsorden. Alt, AI har skrevet, er mærket "Skrevet af AI" eller "AI". Svaret fra Spørg arkivet er vejledende. Tjek altid dokumentet.
• Uden AI ryddes filnavne op med enkle regler, fx dato og bindestreger. Læsbare titler og opsummeringer kræver, at AI er slået til.
• Når en af funktionerne bruges, sendes tekst fra de dokumenter og opslag, som brugeren selv har adgang til, til en sprogmodel hos Anthropic PBC. Anthropic er et amerikansk selskab, og beregningen kan ske uden for EU. Overførslen sker på EU's standardkontraktbestemmelser. Tal, der ligner et personnummer, fjernes først.
• AI omfatter også bestyrelsens egne dokumenter. Det, AI skriver ud fra bestyrelsens fortrolige dokumenter, ser kun bestyrelsen.
• Ifølge Anthropics vilkår bruges teksten ikke til at træne modeller, og input og svar slettes som udgangspunkt inden for 30 dage. Tekst, som Anthropic markerer som misbrug, kan gemmes i op til 2 år.
• AI er slået fra, når en forening bliver oprettet, og kan først slås til, når foreningens databehandleraftale med AI-instruksen er accepteret. Spørg arkivet kræver desuden, at Kort fortalt er slået til. Foreningen vurderer risikoen først, og vi giver en skabelon til konsekvensanalysen.
• Kort fortalt er med i prisen. Spørg arkivet koster 49 kr. om måneden inkl. moms (99 kr. over 50 boliger). Begge kan slås fra under Integrationer.
• Svarene er vejledende. Det er vedtægterne, husordenen og generalforsamlingens beslutninger, der gælder.

I aftalen for udlejere dækker bilag B og C.6 i dag kun aflæsning af kvitteringer og lejeestimatet. I foreningernes databehandleraftale står Anthropics opgave i bilag B, før AI kan slås til.

Portalens afstemninger er vejledende. Bindende beslutninger træffes kun på generalforsamlingen efter vedtægterne. Indkaldelsen til generalforsamlingen går på mail eller papir. Portalen er et ekstra sted at læse den, aldrig kanalen. I en ejerforening må indkaldelsen efter normalvedtægten sendes på mail, og ejere, der er fritaget for digital post fra det offentlige, kan kræve papir. En digital eller hybrid generalforsamling og brevstemmer kræver efter ministeriets vejledning en bestemmelse i vedtægterne. I en andelsboligforening afgør vedtægterne, om indkaldelse og generalforsamling kan ske digitalt. Er der ingen regel, så indkald skriftligt, hold generalforsamlingen fysisk, og brug portalen til at forberede den.

1. Find bestemmelserne om indkaldelse, kommunikation og afstemning i vedtægterne.
2. Indhent e-mailadresser, og tilbyd papir til dem, der ikke bruger portalen.
3. Følg vedtægternes regler om stemmer, flertal og fuldmagt. I en andelsboligforening giver hver andel som regel én stemme. I en ejerforening afgøres almindelige beslutninger efter normalvedtægten ved flertal efter fordelingstal, og væsentlige beslutninger kræver 2/3 efter både fordelingstal og antal.
4. Læg det underskrevne referat i arkivet. Deles det med alle beboere, så fjern oplysninger om, hvordan den enkelte har stemt.

En afstemning i portalen er altid vejledende. Naboerne kan ikke se, hvad du har stemt. Bestyrelsen kan se det, så resultatet kan dokumenteres.

• Bestyrelsesrummet kan rumme restancer, klager og sager om enkelte beboere. I portalen har kun bestyrelsen adgang. Administratorrollen er planlagt.
• Når bestyrelsen registrerer, at et medlem er trådt ud, lukker adgangen med det samme. Opgaver og papirer bliver liggende til de næste.
• Første gang et nyt medlem åbner rummet, bekræfter medlemmet bestyrelsens regler om tavshedspligt. Har bestyrelsen ingen, kan den bruge vores skabelon til forretningsorden.

Bestyrelsen kan invitere revisor, advokat, administrator, bank og andre rådgivere. Det koster ikke foreningen ekstra at invitere rådgivere i portalen. Rådgiverens eget arbejde aftaler I direkte med rådgiveren. Rådgivere tæller ikke som boliger. Rådgiveren ser kun de mapper og sager, I deler. I kan trække adgangen tilbage med det samme.

• Adgangen gives pr. mappe eller sag, med læseret eller ret til at lægge op. Den udløber efter den periode, bestyrelsen vælger.
• Hele bestyrelsen kan se i loggen, hvilke rådgivere der har adgang, og hvad de har set.
• Beboerlisten deles kun med et formål, som bestyrelsen skriver, med de felter, den vælger (navn, adresse, mail og telefon), og når et bestyrelsesmedlem mere har godkendt det. For bank og forsikring er delingen slået fra som standard.

Revisor

StandardadgangRegnskab, bilag, budget og referater. Kun læseret

Rolle efter databeskyttelsesreglerneSelvstændigt dataansvarlig for det, rådgiveren selv gør med oplysningerne

Advokat

StandardadgangDen konkrete sag, vedtægter og referater. Ingen beboerliste

Rolle efter databeskyttelsesreglerneSelvstændigt dataansvarlig for det, rådgiveren selv gør med oplysningerne

Administrator

StandardadgangBred adgang

Rolle efter databeskyttelsesreglerneForeningens databehandler. Foreningen skal have sin egen databehandleraftale med administratoren, og vi giver en skabelon

Bank og realkredit

StandardadgangDokumenter, som bestyrelsen vælger at dele til et tilbud, fx regnskab, budget og valuarvurdering, i en periode, bestyrelsen vælger. Ingen beboerliste, ingen låneansøgning og ingen anmodning om legitimation

Rolle efter databeskyttelsesreglerneSelvstændigt dataansvarlig for det, rådgiveren selv gør med oplysningerne

Ingeniør, byggerådgiver, energirådgiver og valuar

StandardadgangVedligeholdelsesplan, tegninger og energimærke. Ingen persondata

Rolle efter databeskyttelsesreglerneSelvstændigt dataansvarlig for det, rådgiveren selv gør med oplysningerne

Vicevært

StandardadgangFejlmeldinger, opgaver og booking. Ingen økonomi

Rolle efter databeskyttelsesreglerneForeningens databehandler

Forsikring

StandardadgangDokumenter, som bestyrelsen vælger at dele til et tilbud, fx vedligeholdelsesplan og energimærke. Ingen beboerliste. Portalen behandler ikke skader, policer eller skadessager

Rolle efter databeskyttelsesreglerneSelvstændigt dataansvarlig for det, rådgiveren selv gør med oplysningerne

Ejendomsmægler

StandardadgangSalgsmappen for én bolig, når den skal sælges

Rolle efter databeskyttelsesreglerneSelvstændigt dataansvarlig for det, rådgiveren selv gør med oplysningerne

Vilkår for rådgivere

• Det, en rådgiver lægger op i portalen, tilhører foreningen.
• Rådgiverens egen sagsbehandling foregår i rådgiverens eget system.
• Rådgiveren har tavshedspligt om det, foreningen deler.
• Administrator og vicevært er foreningens databehandlere. Foreningen skal have sin egen databehandleraftale med dem, og vi giver en skabelon.

Nogle rådgivere og håndværkere betaler et fast månedligt beløb for at blive vist i kataloget. De står med mærket »Partner · betalt synlighed«. Partnere betaler Ejendomsdrift en fast månedspris for at blive vist og for værktøjerne. Aldrig provision, betaling pr. henvisning eller købt placering. Vi anbefaler ikke én partner frem for en anden. Partnerne står i alfabetisk rækkefølge, og ingen kan betale for en bedre plads på listen. Partnere kan ikke søge foreninger frem eller henvende sig uopfordret. Bestyrelsen finder partnere i kataloget og inviterer dem selv, og foreningens data deles kun med dem, bestyrelsen selv inviterer.

Rolleskabelonerne er et udgangspunkt, som bestyrelsen retter for hver rådgiver.

Beboerens login

Lukker på fraflytningsdagen

Kontaktoplysninger om tidligere beboere

30 dage efter fraflytning

Opslag og kommentarer

Så længe foreningen bruger portalen. Beboeren kan slette sine egne

Fejlmeldinger

5 år som vedligeholdelseshistorik. Navn og kontakt fjernes ved fraflytning, og billeder af personer eller indretning slettes, når sagen er lukket

Stemmer

Resultatet og hvem der har stemt hvad gemmes, så længe resultatet skal kunne dokumenteres. Bestyrelsen kan se den enkeltes stemme. Naboerne kan ikke

Dokumentarkivet

Foreningen bestemmer selv

Foreningens regnskabsmateriale

Det er foreningens egen pligt at opbevare det i 5 år fra udgangen af regnskabsåret, hvis den er omfattet af bogføringsloven. Hent det ud før ophør

Hele foreningens konto efter ophør

90 dage, som for udlejere. Derefter slettes alt

Foreningerne bruger de samme leverandører som udlejerne. Listen læses direkte fra den aftale, udlejere accepterer i dag.

Supabase

OpgaveDatabase, filarkiv og login. Alt, den dataansvarlige taster ind, samt kontomails fra login-systemet.

PlaceringEU — Stockholm (AWS eu-north-1)

Vercel

OpgaveDrift og levering af platformens sider og API-kald.

PlaceringEU — Stockholm (arn1). Selskabet er amerikansk.

Google Ireland

OpgaveMail-transport: varsler, invitationer til lejere, kvitteringer og påkrav.

PlaceringEuropa

Anthropic

OpgaveKvitteringsfilen ved AI-scanning og de seks boligfelter ved lejeestimat. Kun ved den dataansvarliges eget klik.

PlaceringUSA. Selve modelkaldet kan efter leverandørens standardindstilling køre i en hvilken som helst region.

Resend

OpgaveMail-transport som reserve, hvis Google-vejen ikke er sat op eller fejler.

PlaceringUSA. Leverandøren oplyser selv, at al kontodata, mail-metadata og logning lagres i USA uanset valgt afsendelsesregion; der findes ingen EU-udgave.

For foreninger kommer Anthropic med i bilag B for Kort fortalt og Spørg arkivet. Sms bliver først en mulighed, når der er valgt en leverandør, og den står i aftalen.

Aftalen gør vi færdig sammen med de første foreninger, før I skriver under.

1. Vilkårene for foreninger som et selvstændigt dokument med sin egen version.
2. Databehandleraftalen for foreninger med bilag A, B og C, herunder Anthropics opgave, hvis I vil bruge AI.
3. Privatlivsinformationen til beboerne som en skabelon, bestyrelsen kan rette, så den passer til jeres vedtægter.
4. En afklaring af, hvem der kan skrive under for foreningen efter jeres vedtægter.
5. Oplysning om fortrydelsesretten og en fortrydelsesformular.
6. Vilkårene for at opsige aftalen, både ved månedlig og årlig betaling.