Beskeder og dokumenter til lejerne ét sted, i stedet for sms og mail

Problemet er sjældent, at kommunikationen med lejerne er svær. Det er, at den ikke kan findes igen.

En vandskade blev meldt i en sms i februar. Kontrakten blev sendt som vedhæftet fil fra en mailadresse, du ikke bruger længere. Aftalen om, at lejeren selv måtte male væggen blå, blev lavet over telefonen. Når spørgsmålet dukker op igen halvandet år senere, er det ikke aftalen, der er uklar. Det er, hvor beviset for den ligger.

Tre grunde til at det bliver rodet

Kanalerne vælges af lejeren, ikke af dig. Han skriver, hvor han plejer at skrive. Du kan bede om noget andet, men du får det, du får.

Vedhæftede filer bliver væk sammen med tråden. En mail bliver arkiveret, en sms bliver slettet, når telefonen skiftes, og et billede i en beskedtråd forsvinder for begge parter, når appen rydder op.

Der er ingen skelnen mellem det vigtige og det uvigtige. "Kommer skraldespanden i morgen?" og "der er vand på gulvet i badeværelset" står i den samme tråd med samme vægt, og det ene af dem har en frist.

Hvad der reelt skal samles

Ikke alt. Der er tre ting, der har konsekvenser, og resten kan blive i den kanal, det kommer i:

1. Det, der skaber en forpligtelse. Aftaler om vedligeholdelse, ændringer i lejemålet, tilladelser du har givet.
2. Det, der skal kunne dokumenteres senere. Kontrakt, tillæg, synsrapporter, varslinger, forbrugsregnskaber.
3. Det, der har en frist. Skader, mangler, indsigelser mod et regnskab.

Almindelig hverdagssnak må gerne blive i en sms. Den bliver bare ikke til en sag.

Den simple version, der ikke koster noget

Har du få lejemål og ikke lyst til et system, virker det her:

• Én mappe pr. lejemål i det drev, du allerede bruger, med undermapper til kontrakt, syn, korrespondance og bilag
• En regel med dig selv: alt der skaber en forpligtelse, videresendes til din egen mail med lejemålets adresse i emnefeltet
• En kort note i mappen efter hver telefonsamtale, der handler om noget bindende, med dato og hvad I aftalte

Det er ikke elegant, og det holder til overraskende meget. Svagheden er, at det udelukkende afhænger af, om du husker det i situationen.

Hvad en lejerportal ændrer

En lejerportal flytter to ting: lejeren får ét sted at henvende sig, og en henvendelse bliver til noget med en status i stedet for en besked i en tråd.

I Ejendomsdrift ser det sådan ud:

• Lejeren inviteres på mail og opretter sin egen adgangskode. Invitationen gælder syv dage og kan kun bruges én gang.
• Han logger ind med præcis den mailadresse, invitationen blev sendt til. Det er grunden til, at du bagefter kan sige, hvem der meldte skaden, og ikke bare at der kom en melding.
• Han ser sine egne vilkår og de dokumenter, du har delt. Et dokument når kun frem, når du deler det. Intet følger med af sig selv.
• En meldt skade lander som en sag hos dig, mærket med at lejeren har skrevet den, med status åben, i gang eller afsluttet og en prioritet.
• Lukker du sagen med et beløb, lægger udgiften sig på boligen som drift og regnes med i boligens nettoafkast af sig selv.
• Ved fraflytning sætter du en lukkedato, og adgangen holder syv dage endnu, så lejeren kan nå at hente det, du har delt, mens flytningen står på.

Lejeren ser aldrig din økonomi, dine noter, dine andre boliger eller de dokumenter, du ikke har delt. De felter bliver ikke sendt til hans side.

Det den ikke er

Her er grænserne, og de er værd at kende, før du regner med noget:

• Det er ikke en chat. Der er ikke en beskedtråd mellem dig og lejeren. Det, lejeren kan sende, er en skadesmelding, som bliver til en sag.
• Platformen sender ikke beskeder for dig. Der er hverken mail, sms eller push-beskeder ud til lejerne ud over selve invitationen. Skal lejeren vide noget, er det dig, der skriver det.
• Dokumenterne ligger på boligen, ikke i en tråd. Det er en fordel, når du leder efter dem et år senere, og en omvæltning, hvis du er vant til at søge i mails.

Til gengæld ligger papirerne dér, hvor tallene ligger: skøde, lejekontrakt, energirapport, forsikringspolice og bilag lægges ind på boligen i seks kategorier. PDF, billeder, Word og Excel kan lægges ind, billeder op til 10 MB og papirer op til 4 MB, og hentelinket signeres og udløber efter et minut. Der findes ingen offentlig adresse på et dokument.

Hvad det koster

Lejerportalen og dokumentarkivet er med i begge planer. Basis koster 249 kr./md. inkl. moms eller 2.490 kr./år for op til fem boliger, Pro koster 399 kr./md. inkl. moms eller 3.990 kr./år for op til 150 boliger. Kontoen er gratis og kræver ikke kort; kortet lægges ind hos Stripe, når du vælger plan, og så er der 14 dage gratis, afmeld når som helst inden.

Planerne står på priser, og hele funktionslisten med grænserne skrevet ind står på funktioner.

Det ene, der flytter mest

Hvis du kun gør én ting efter at have læst det her: bestem, hvor de tre slags henvendelser skal ende, og gør det til en vane at flytte dem derhen samme dag. Systemet er nemmere at skifte end vanen.