Giv lejeren adgang: vælg dokumenter og følg skadesmeldingen

En lejerside er lettest at bruge, når lejeren ved, hvad der ligger der, og hvornår den skal bruges. En invitation uden forklaring kan ellers blive endnu en e-mail, som modtageren ikke ved, hvad vedkommende skal gøre med.

Forbered derfor adgangen som en lille aflevering: kontrollér kontrakten, vælg dokumenterne, og giv en kort introduktion til kontaktvejen. Her er en arbejdsgang, du kan tilpasse din egen udlejning.

Kontrollér grundlaget før invitationen

Begynd ved den rigtige bolig og kontrakt. Tjek lejerens navn og e-mailadresse mod dit aktuelle grundlag. Brug ikke en gammel kontaktliste som eneste kontrol, hvis der har været ændringer i lejemålet. En invitation er nyttig, når den går til den person, den er tiltænkt.

Beslut samtidig, hvad lejeren skal kunne finde ved første besøg. Det kan være udvalgte dokumenter og en vej til at melde en skade. Skriv en kort liste over indholdet, så du kan gennemgå opsætningen, inden du sender noget.

I Ejendomsdrift inviterer du lejeren på e-mail fra kontrakten. Lejeren vælger selv adgangskode. Det er en god anledning til at holde adgangen personlig og undgå at sende adgangskoder frem og tilbage som en del af din velkomsttekst.

Del et bevidst udvalg af dokumenter

Gennemgå dokumenterne enkeltvis. Er filen den aktuelle version, er navnet forståeligt, og vedrører den netop dette lejemål? Et filnavn som “endelig2_ny.pdf” fortæller ikke lejeren ret meget. Brug navne, der beskriver indhold og eventuelt dato, inden du lægger dit materiale klar.

Ejendomsdrifts lejerside viser de dokumenter, du har valgt at dele. Et dokument i dit eget arkiv behøver derfor ikke høre hjemme på lejersiden. Kontrollér udvalget frem for at antage, at alle filer skal være tilgængelige samme sted.

Lav også en fast vane for nye versioner. Når et dokument ændrer sig, skal det være tydeligt for dig, hvilken udgave lejeren skal bruge. Notér gennemgangen i din egen arbejdsliste, så delingen ikke bliver glemt, fordi filen allerede ligger i arkivet.

Fortæl, hvad lejeren kan gøre på siden

Hold introduktionen kort og konkret. Forklar, at lejeren kan hente de delte dokumenter og melde en skade med beskrivelse og valgte billeder. Fortæl samtidig, hvilken kontaktvej I bruger til øvrige spørgsmål og forhold, der kræver hurtig kontakt.

Til en skadesmelding kan du bede om sted, tidspunkt og en beskrivelse af det observerede. Et oversigtsbillede og et relevant nærbillede er ofte mere anvendelige end mange næsten ens fotos. Bed om billeder af problemet, så uvedkommende dele af hjemmet ikke bliver en del af sagsmaterialet.

Undgå at love en svartid, du ikke har aftalt eller kan overholde. Det vigtige er, at lejeren ved, hvordan du følger op, og hvor vedkommende skal henvende sig i andre situationer.

Følg meldingen på din egen sagsliste

Lejerens skadesmelding bliver til en sag i Ejendomsdrift. Lejeren kan følge status, mens du arbejder med sagen. Der er endnu ikke en tovejs beskedtråd på sagen, så afklaringer og aftaler skal fortsat have en tydelig kontaktvej uden for den statusvisning.

Aftal i din egen drift, hvem der læser nye meldinger, og hvem der holder status opdateret. En enkel liste over ansvar og næste handling kan være nok. Når en sag kræver en håndværker, kan du arbejde videre efter rutinen fra skadesmelding til håndværkerbesøg.

Tag stilling til adgangen ved fraflytning

Gør lejersiden til et punkt på din tjekliste for fraflytning. I Ejendomsdrift kan du lukke adgangen eller sætte en lukkedato. Vælg tidspunktet ud fra det konkrete forløb, og fortæl lejeren, hvad vedkommende skal forholde sig til inden da.

Lukning af adgang og din egen dokumenthåndtering er forskellige opgaver. Hold derfor styr på begge dele i din arbejdsliste. En god afslutning gør det tydeligt, at den tidligere lejer ikke længere bruger samme indgang, når et nyt lejemål begynder.

Se den aktuelle arbejdsgang i vejledningen til Lejemål, eller prøv demoen for at se boliger, kontrakter og sager samlet.

Kilde og gennemgang

Lejeradgang og skadesmelding er kontrolleret mod Ejendomsdrifts offentlige vejledning, afsnittene Lejemål og Sager, den 8. september 2026. Artiklen er udarbejdet med AI-assistance og redaktionel gennemgang.