Indflytningsbilleder og kontrakter: sådan lægger du dem på den rigtige bolig

Saml det hele på boligens egen side i Ejendomsdrift. Læg lejemålets papirer ind samme sted, og giv dem et filnavn, der viser, hvilket lejemål de hører til. Hjælpesiden på /hjaelp (læst 11. oktober 2026) beskriver, at hver bolig har sin egen side med nøgletal og friværdi, kontrakten, syn, sager, dokumenter, vurderinger, finansiering og drift. Rutinen nedenfor har fire trin. Først rydder du op i det, der ligger spredt. Derefter lægger du nyt ind ved indflytning, når der opstår en sag, og ved fraflytning. Til sidst får du en enkel navngivning og et tænkt eksempel.

Det beskriver hjælpesiden

Punkterne her er dokumenteret produktadfærd, sådan som hjælpesiden beskriver den på læsedagen:

• Lejekontrakten oprettes på en bolig med lejer, periode, leje, depositum og vilkår. Boligen kan ikke skiftes bagefter, så kontrakten hører til den bolig, den blev oprettet på.
• Om en bolig står som udlejet eller ledig, udledes af kontrakterne. Det er ikke et felt, du selv udfylder.
• Når du bruger knappen Foto af skaden på en sag, bliver billedet lagt i boligens dokumentarkiv, og der skrives en linje om det i beskrivelsen. Kameraknappen på et flyttesyn lægger også fotoet i arkivet og nævner det i rummets note.
• I selve synsrapporten står kun de billeder, du har tilføjet med en adresse (link).
• Lejerens skadesmelding lander under Sager med beskrivelse og eventuelle privat gemte billeder.
• En inviteret lejer kan hente de dokumenter, du har valgt at dele.
• Billeder, der skal deles med en håndværker, skal være JPG, PNG eller WebP. HEIC skal først gemmes som JPG eller PNG og tilføjes i boligens arkiv.
• Boligimporten fra regneark tager boligoplysninger med. Lejere, kontrakter, betalingshistorik og dokumentfiler følger ikke med.

Resten af artiklen er vores anbefalinger til, hvordan du kan bruge det. Det er ikke funktioner, som produktet udfører for dig.

Boligen eller lejemålet: hvor hører papiret til?

Hjælpesiden beskriver dokumentarkivet som boligens. Vi anbefaler derfor, at du deler dine papirer i to slags og lader filnavnet vise forskellen.

• Boligens papirer følger boligen, uanset hvem der bor der. Det kan være fakturaer for vedligehold, manualer og garantibeviser til hvidevarer, forsikring, vurderinger og lånedokumenter.
• Lejemålets papirer gælder en lejer og en periode. Det er den underskrevne kontrakt og eventuelle tillæg, den husorden, lejeren har fået udleveret, indflytningsrapporten og indflytningsbillederne, og senere fraflytningsrapporten og billederne fra flyttesynet.

En enkel tommelfingerregel: Spørg dig selv, om papiret stadig ville være relevant, hvis lejeren flyttede i morgen. Er svaret ja, hører det til boligen. Er svaret nej, hører det til lejemålet.

Fire trin fra telefon og mail til boligens side

1. Ryd op en gang pr. bolig. Kontrollér, at boligen findes, og opret kontrakten på den i fanen Lejemål, før du lægger filer ind. Kontrakten kan nemlig ikke flyttes til en anden bolig bagefter. Gem derefter kontrakten som PDF fra mailen og et udvalg af indflytningsbillederne fra telefonen i boligens dokumenter. Resultat: en bolig, en kontrakt og et sted at lede.
2. Ved indflytning. Vi anbefaler, at du overfører billeder og rapport samme dag som synet, mens du stadig husker, hvilket billede der viser hvilket rum. Fotografér rum for rum i en fast rækkefølge med et oversigtsbillede først og detaljerne bagefter. Tager din telefon billeder i HEIC, så gem dem som JPG, når du overfører dem. Så kan de senere deles med en håndværker uden et ekstra skridt. Resultat: lejemålets udgangspunkt ligger samlet.
3. Når der opstår en sag. Opret sagen på boligen, og brug Foto af skaden, så billedet havner i boligens arkiv og bliver nævnt i beskrivelsen. Får du billeder fra lejeren på mail eller sms, så gem dem med samme navngivning som resten. Resultat: Sagen og dens billeder kan findes fra boligen og ikke kun i din indbakke.
4. Ved fraflytning. Brug kameraknappen på flyttesynet, så fotoet bliver lagt i arkivet og nævnt i rummets note. Husk, at synsrapporten kun viser billeder, der er tilføjet med link. Skal et billede stå i selve rapporten, skal det altså tilføjes på den måde. Slut af med at tjekke, at du kan finde indflytnings- og fraflytningsbilleder af det samme rum. Selve synet gennemgår vi i artiklen /blog/dokumenter-fraflytningen-saa-du-staar-staerkt.

En navngivning du kan holde fast i

Vi anbefaler formen ÅÅÅÅ-MM-DD MÆRKE type detalje. Mærket er BOLIG for boligens papirer og L plus indflytningsåret for et lejemål, fx L2026. Flytter to lejere ind i samme bolig i løbet af et år, kan du tilføje et bogstav: L2026a og L2026b. Lad lejerens navn blive ude af filnavnet, fordi filer kan blive delt med lejeren selv eller med en håndværker.

• 2026-07-15 L2026 lejekontrakt underskrevet.pdf
• 2026-08-01 L2026 indflytningsrapport.pdf
• 2026-08-01 L2026 indflytning stue gulv.jpg
• 2025-11-03 BOLIG faktura opvaskemaskine.pdf

Med datoen forrest kan du læse navnet, også når filen ligger alene i en download-mappe. Regn ikke med, at listen i arkivet sorterer efter filnavn. Navnet er først og fremmest til, at du og dem, du deler med, kan læse det.

Et tænkt eksempel: Æblestien 3 2. tv.

Et tænkt eksempel: Hanne udlejer to lejligheder. Lejligheden på Æblestien 3, 2. tv. fik en ny lejer 1. august 2026. Kontrakten ligger som PDF i en mailtråd fra juli, og billederne fra indflytningssynet ligger på telefonen mellem feriebillederne.

Hun begynder i fanen Lejemål og opretter kontrakten på Æblestien 3 og ikke ved en fejl på den anden lejlighed. Hun gemmer PDF'en som 2026-07-15 L2026 lejekontrakt underskrevet.pdf og indflytningsrapporten med synsdatoen. På telefonen markerer hun billederne fra synsdagen og vælger et oversigtsbillede og et par detaljer pr. rum. Hun gemmer dem som JPG og navngiver dem efter rummet. Fakturaen for opvaskemaskinen fra sidste år får mærket BOLIG.

I oktober melder lejeren en dryppende køkkenhane via lejersiden. Skadesmeldingen lander under Sager sammen med lejerens billeder. Da VVS'eren har været der, tager Hanne selv et foto med Foto af skaden. Hun skriver prisen på, når hun afslutter sagen, og ifølge hjælpesiden bliver beløbet så oprettet som en vedligeholdsudgift på boligen.

Når lejeren en dag flytter, bruger Hanne kameraknappen på flyttesynet. De billeder, der skal stå i selve rapporten, tilføjer hun med link. Fordi både indflytnings- og fraflytningsbillederne har mærket L2026, kan hun sammenligne dem rum for rum.

Forbehold der betyder noget

• Har du importeret dine boliger fra et regneark, skal du lægge kontrakter, lejere og dokumentfiler ind særskilt, fordi importen ikke tager dem med.
• Vi anbefaler, at du beholder originalerne på telefonen og i mailen, indtil du har kontrolleret, at overførslen er komplet.
• Del med omtanke. Lejeren kan kun hente de dokumenter, du har valgt at dele. Vi anbefaler fx at dele kontrakten og indflytningsrapporten og holde lånepapirer og fakturaer for dig selv.
• Rutinen handler om orden, og om at du kan finde tingene igen. Den siger ikke noget om, hvad et billede eller en rapport kan bruges til i en uenighed. Er du i tvivl om dine pligter ved syn, så søg rådgivning.

Kontrol før du går videre til næste bolig

Lav en prøve på en bolig. Åbn boligens side, og find kontrakten, indflytningsrapporten og mindst et billede af hvert rum uden at åbne din mail eller telefon. Lykkes det, er boligen på plads, og du kan gå videre til den næste. Vil du se, hvordan en boligside er bygget op, før du lægger dine egne papirer ind, kan du åbne /demo.

Kilder

• Sådan bruger du portalen: fane for fane · Ejendomsdrift · læst 2026-10-11

Prøv arbejdsgangen i Ejendomsdrifts demo