Ejendomsadministrator eller software: hvad kan du selv klare?

Spørgsmålet stilles som et prisspørgsmål, men det er det sjældent. Det er et spørgsmål om, hvilke opgaver du vil have ud af huset, og hvad de opgaver er værd for dig at slippe for.

Her er en måde at regne det op på, som ikke kræver, at du først har indhentet fem tilbud.

Kort svar

En ejendomsadministrator tager typisk et fast beløb pr. lejemål pr. år eller en procentdel af lejen, og varslinger, påkrav og genudlejning afregnes ofte særskilt. Med software betaler du med din egen tid og et abonnement: Ejendomsdrift er gratis med en bolig, 249 kr./md. for 2-5 boliger og 399 kr./md. for 6-150, inkl. moms. Mange kombinerer og køber juridisk hjælp ind.

Hvad en administrator typisk tager sig af

Ydelserne varierer meget mellem administratorer, og det er hele pointen med at læse aftalen. Men de fleste aftaler ligger et sted i det her spektrum:

Basisadministration dækker som regel opkrævning af husleje, betaling af ejendommens regninger, bogføring, årsopgørelse og kontakt til lejerne om det løbende.

Teknisk administration er drift og vedligehold: at tage imod fejlmeldinger, bestille håndværkere, føre tilsyn og holde styr på serviceaftaler.

Juridisk arbejde er varslinger, lejeforhøjelser, påkrav, ophævelser, fraflytnings- opgørelser og tvister. Det er tit ikke med i grundprisen, men afregnes efter tid eller pr. sag.

Udlejning af et tomt lejemål, altså annoncering, fremvisning og kontraktskrivning, er næsten altid en særskilt ydelse, ofte prissat som en andel af en måneds leje.

Sådan spørger du om prisen så svarene kan sammenlignes

Priser oplyses på flere forskellige måder, og det er derfor, tilbud er svære at stille op mod hinanden. De to udbredte modeller er et fast beløb pr. lejemål pr. år og en procentdel af den opkrævede leje. Nogle kombinerer.

Bed om at få de her fire ting skriftligt, så bliver tilbuddene sammenlignelige:

1. Hvad er grundprisen, og hvordan regnes den (pr. lejemål, pr. år, som andel af lejen)
2. Hvad er inkluderet i grundprisen, opgave for opgave
3. Hvad afregnes særskilt, og til hvilken sats. Spørg specifikt til varsling, påkrav, fraflytningsopgørelse, genudlejning og møder.
4. Hvad er opsigelsesvarslet på aftalen

Regn derefter din egen årspris ud på dit faktiske antal lejemål, inklusive de ydelser du ved, du får brug for. Ikke grundprisen alene. Startpriser fra administratorer og regnestykket mod Ejendomsdrift står under "Hvad en administrator koster" på priser.

Sådan regner du din egen tid med

Den anden side af regnestykket er den, folk springer over. Skriv de opgaver op, du faktisk har på et år:

• Følge op på huslejeindbetalinger, tolv gange
• Rykke og skrive påkrav, sjældent, men det tager tid, når det sker
• Tage imod og koordinere fejlmeldinger
• Ind- og fraflytningssyn, kun i de år, der er udskiftning
• Årsopgørelse og bilag til revisor
• Varslinger og reguleringer

Sæt et timetal på hver, gang med en timepris, du selv vil arbejde for. Tallet, der kommer ud, er sjældent skræmmende ved fire lejemål og sjældent til at overse ved fyrre.

Og vær ærlig omkring den del, der ikke er timer: nogle mennesker vil helst ikke ringe til en lejer om penge. Er du en af dem, er den opgave dyrere for dig, end timeprisen siger.

De tre situationer hvor svaret plejer at give sig selv

Du klarer det selv med et system, når lejemålene er få, de ligger nogenlunde samlet, og du har lyst til at have hånd i hanke med det. Det er også den vej, der giver mest læring om, hvad der egentlig er arbejde i din udlejning.

Du køber administration, når du bor langt fra ejendommene, når antallet af lejemål gør de tolv månedlige opfølgninger til et fast job, eller når du har en portefølje, der skal kunne køre videre uden dig.

Du kombinerer, og det er faktisk det mest almindelige: du driver det daglige selv og køber en advokat eller en administrator ind til varslinger, ophævelser og tvister. Det er dér, den professionelle hjælp er mest værd pr. krone, fordi en formel fejl i en varsling koster mere end rådgivningen.

Hvad software erstatter og ikke erstatter

Et system erstatter ikke en administrator. Det erstatter det bogholderi og den hukommelse, du ellers selv skulle føre for at kunne gøre arbejdet.

Ejendomsdrift laver konkret dette:

• Huslejen måned for måned pr. kontrakt, med restancelisten øverst og et påkravsudkast med fjortendagesfrist klar til at kopiere ind i et brev, du sender med posten eller afleverer (et påkrav må ikke sendes på mail)
• Kontraktens og lånenes datoer i en kalender: sidste opsigelsesdag, lejeregulering, udløb af afdragsfrihed og forbrugsregnskabets to lovfrister
• Flyttesyn rum for rum med stand, noter og billeder, og en print-udgave
• Sager fra melding til udgift, hvor beløbet lægger sig på boligen som drift, når sagen lukkes
• Dokumentarkiv pr. bolig i seks kategorier, hvor hentelinket udløber efter et minut
• Lejerportal, hvor lejeren har sit eget login og kun ser sit eget lejemål
• Afkast, cashflow og friværdi regnet af dine egne tal, i det øjeblik du beder om det
• Årsoversigt til revisor med leje, drift, renter og bidrag pr. bolig, som print eller CSV, der åbner rigtigt i dansk Excel (kræver Pro)

Du sender selv påkrav og varsler, og kalenderen sender ingen påmindelser. Du kan invitere lejeren til lejerportalen på mail, men der er ingen sms- eller bankintegration og ingen forbindelse til Brunata, Ista, Techem eller WiseHome. Årsoversigten er vejledende og mærket som det, og der står ikke én skattesats i platformen. Beskatningen er revisorens bord.

Et ærligt blik på alternativerne

Software er ikke lig med Ejendomsdrift. Har du under fem lejemål og en rolig portefølje, er et regneark ofte nok, indtil restancer, frister og dokumenter begynder at ligge tre steder; hvornår det knækker, har vi skrevet om i Udlejning i Excel: hvornår holder regnearket op?.

Der findes også andre systemer. Rentdesk oplyser selv, at det er gratis for udlejere, og Boligmanager tager en fast pris pr. lejemål. Vi har sammenlignet os med begge, og med Boligflow, eindom og BoligPortal. Forskellene ligger i, hvad der er med, ikke i om de virker. Vælg efter de opgaver, du faktisk vil have ud af hovedet, ikke efter navnet.

Fem til ti lejemål konkret: Basis dækker op til fem boliger. Fra den sjette er det Pro til 399 kr./md. inkl. moms, eller 3.990 kr. om året, og det er samme pris ved ti som ved hundrede. Regn den op mod, hvad en time af din egen tid er værd om måneden, og mod det honorar, en administrator ville tage for de samme lejemål.

Hvad Ejendomsdrift koster

Gratis: en bolig, uden kort og uden tidsgrænse, med hele kernedriften.

Basis: 249 kr./md. inkl. moms eller 2.490 kr./år, 2-5 boliger, med hele kernedriften: lejemål og kontrakter, huslejeopfølgning og restance, flyttesyn, vedligeholdelsessager, dokumentarkiv, kalender, lejerportal og investeringsberegner.

Pro: 399 kr./md. inkl. moms eller 3.990 kr./år, 6-150 boliger, med alt i Basis plus årsoversigt til revisor, markedstal og lejeestimat, forbrugsregnskaber, lejeregulering efter nettoprisindeks og AI-scanning af kvitteringer.

Har du flere end 150 boliger, hører det til i en samtale om en aftale, der passer til porteføljen, og ikke i en selvbetjeningsplan.

Du kan oprette en konto uden kort og prøve platformen i 14 dage fra oprettelsen. Et planvalg starter ikke en ny 14-dages prøveperiode. Du lægger kortet ind hos Stripe, når du vælger plan, og ser betalingsdatoen dér. Vælger du ingen plan, fortsætter kontoen gratis med en bolig. Planerne står på priser, og demoen viser platformen med tre eksempelboliger uden konto.

Den ærlige konklusion

Sammenlign ikke abonnementsprisen med administratorhonoraret. De to ting løser ikke det samme problem. Sammenlign i stedet:

• Administrator: honoraret plus det, der afregnes særskilt, mod de timer du slipper for og den risiko, du ikke selv skal bære.
• Selv med software: abonnementet plus dine egne timer, mod den kontrol og det overblik, du får over din egen forretning.

For de fleste private udlejere med en håndfuld lejemål er svaret at gøre det selv og købe juridisk hjælp ind, når det brænder på. For den, der driver fyrre lejemål ved siden af et fuldtidsarbejde, er svaret typisk det modsatte.