Fra regneark til boligoversigt: kontrollér importen før du godkender

Et regneark kan have fungeret i flere år, selv om kolonnerne hedder “beløb”, “værdi 2” og “bemærkning”. Når oplysningerne skal ind i et nyt system, bliver de små uklarheder synlige. En god import begynder derfor med at forstå arket, inden du vælger en fil.

Brug denne tjekliste til at flytte boligoplysninger til Ejendomsdrift. Målet er et grundlag, du kan stole på og arbejde videre med, én overskuelig gruppe boliger ad gangen.

Find den række, som skal blive til én bolig

Start med en kopi af dit oprindelige ark. Bevar originalen, så du kan slå oplysninger efter og kontrollere de ændringer, du laver under oprydningen. Find derefter ud af, hvad én række betyder. Er det en bolig, en lejer, en månedsbetaling eller en blanding?

Et ark med én række pr. månedsbetaling kan indeholde den samme bolig mange gange. Det er ikke klar til at blive brugt som en boligliste. Lav i stedet et særskilt udsnit med én række pr. bolig. Hold noter om de valg, du træffer, så en kollega kan forstå grundlaget senere.

Giv kolonnerne en entydig betydning

Kontrollér adresser, postnumre og bynavne. Vær især opmærksom på etage og side, når flere boliger har samme vejnavn og husnummer. En ensartet skrivemåde gør dubletter lettere at opdage, men den må ikke udviske forskellen mellem to reelle lejemål.

Gennemgå derefter talfelterne. Skriv ned, om et beløb er månedligt eller årligt, og hvad en tom celle betyder. Et ukendt beløb er ikke automatisk nul. Fjern eventuelle summer og overskriftsrækker fra det udsnit, der skal importeres, så de ikke ligner almindelige boliger.

Før du går videre, skal du kunne svare på tre ting for hver valgt kolonne: Hvad indeholder den, hvilken enhed bruger den, og hvor kommer oplysningerne fra?

Afgræns det, importen skal flytte

Ejendomsdrifts boligimport tager boligoplysninger fra blandt andet XLSX og CSV. Du kan også bruge TSV, indsatte regnearksdata eller JSON. Lejere, kontrakter, betalingshistorik og dokumentfiler følger ikke med denne import.

Lav derfor to lister: de boligfelter, du vil importere nu, og det materiale, du vil tilføje bagefter. Har du kontrakter og dokumenter i et andet system, skal de have deres egen arbejdsgang. Det er lettere at vurdere et importresultat, når du på forhånd ved, hvad der skal være med.

Begynd med et lille udsnit

Vælg nogle få boliger, som tilsammen dækker variationen i dit ark. Tag eksempelvis både en enkel adresse og en adresse med etage og side. På den måde opdager du mappingfejl, mens de stadig er lette at overskue.

I importen vælger du kolonner og gennemgår fejl og dubletter før godkendelse. Kontrollér hver foreslået kobling mellem regnearkets kolonne og systemets felt. Du kan godkende højst 25 boliger ad gangen og skal holde dig inden for din plans grænse. Det er et loft, ikke et mål for, hvor stor din første prøve skal være.

Sammenlign resultatet med dit kildeark

Åbn de importerede boliger, og sammenhold de vigtigste oplysninger med originalen. Tjek både adresse og et par udvalgte talfelter. Et rigtigt antal boliger er ikke i sig selv bevis på, at kolonnerne er landet korrekt.

Før en enkel importlog med dato, filnavn og hvilke rækker du har godkendt. Markér det færdige udsnit i din arbejdskopi, så du ikke ved en fejl sender samme gruppe igen. Ret årsagen til eventuelle fejl, før du tager næste gruppe. Afslut med at aftale, hvor nye boligoplysninger skal vedligeholdes fremover, så der ikke opstår to konkurrerende versioner af listen.

Se den aktuelle importfunktion i vejledningen til Portefølje, og prøv demoen for at lære boligoversigten at kende.

Kilde og gennemgang

Importens muligheder og afgrænsning er kontrolleret mod Ejendomsdrifts offentlige vejledning, afsnittet Portefølje, den 8. september 2026. Artiklen er udarbejdet med AI-assistance og redaktionel gennemgang.